2017年12月7日 星期四

以微課為核心的企業知識分享與交易機制實務


曾森彥 | 一宇數位科技

以微課為核心的企業知識分享與交易機制是建立以手機為主要使用終端的知識分享與體驗體系,企業的每個人都是知識的使用者,也是知識的創造者。在知識有價,貢獻有名的知識交易精神下,透過以微課為主要的知識單元,鼓勵每個人將工作中去蕪存菁的隱性智慧轉換成以微課為主的數位知識,貢獻智慧獲得獎勵,並能協助工作中有需要的同仁透過手機APP快速搜尋或QR Code掃描,即刻取得立即上手。

同時集結相同興趣的個人共同參與經營專業社群或社交群組,遇到無法解決的問題時,透過手機APP尋求社群或社交群組的群體智慧來協助解答。在此知識萃取、使用、分享循環下,循序漸進提升企業的核心競爭力!

甚麼是微課

美國學者Stephen Meyer在2015 年的ATD 大會上提出了他對微課的定義“Bite-size content and Single Concept Learning”。過去知識管理以文件為主流,word或是PDF,撰寫者常常把要表達的觀念或重點寫在一份內容中,之後再靠搜尋引擎搜尋,在內容閱讀上則因篇幅長,常嚴重影響知識吸收的效率。隨者網路與移動科技進步,知識的儲存已漸朝向影音化,知識內容也漸轉為以微課概念為主的設計。為了兼顧新與舊做法,PDF還是會是知識存放主流,但應該以單一主題為主。而影片與HTML5互動內容因時代演進會漸漸成主流。雖然微課格式不限,但減少微課格式種類,僅使用PDF,影片與HTML5來撰寫,則有助於系統設計更符合人性的閱讀介面,同時也更便於未來微課的管理。

微課來源

1. 從既有學習或知識管理系統萃取:  傳統的數位教材採用SCORM標準,然後將整份教材上載到數位學習系統,學習者依章節順序來閱讀,並記錄每個SCO的學習紀錄。SCO(Shareable Content Object)其實就是微課的精神展現,因此SCORM數位教材本就是多份微課的組合。但之前企業導入數位學習時如果只是打包教材並沒有注重SCO設計,那就可以利用微課的概念來重新設計既有的教材!  同時,許多企業已經建構完整的知識管理體系,可以依知識內容的適用性與使用權限來萃取適合的內容以PDF或影片格式轉移成微課。

2. 透過知識交易機制,鼓勵員工主動積極參與。

知識交易怎麼做

企業都知道隱性知識如何有效萃取並數位化,是知識經濟下最重要的任務之一。沒有系統化的持續進行延續管理,當關鍵人員流失後,企業的競爭力就會出現斷層並嚴重導致企業出現後繼無力的困境。 如何誘導員工願意主動創造與分享隱性知識哪? 近幾年國際趨勢提倡知識交易的觀念,透過交易的觀念讓員工有意願主動地把從工作中獲得的寶貴經驗萃取並分享出來。

交易機制實作步驟

首先必須明確定義 “交易”的標的是否能吸引員工,傳統上可以給工作獎金,在系統上則可以採用 “點數”或是“積分”為交易的標的。 如一宇數位的Orca HCM系統就是採 “點數”機制。點數還要再搭配兌換方式,讓員工可以在系統上直接進行兌換,當然兌換的內容要被設計過,並能吸引員工的內在渴望,這樣交易機制才能持久有效。

第二是要設計可以交易的項目,創造微課當然是主要交易項目,但如能搭配輔助項目讓主要交易項目能更熱絡更主動,那就能有機會讓企業成為知識有機體,並逐漸成為員工的習慣,這樣學習型組織便自然而然成形。輔助項目主要是要讓創造的微課被應用被分享被稱讚,依據馬斯洛理論,創造的人在得知自己的貢獻被閱讀被使用被分享被稱讚時,會更加樂在其中!

第三是讓創造微課的人不只有利可圖,還有有名可取。設計獎章機制來獎勵貢獻的人,員工依據獎章的需求貢獻一定數量的微課,就能依序取得銅牌,銀牌,金牌或是白金牌獎,因為獎項有四關,因此也更能鼓勵員工持續朝向更高目標前進。同時取得獎章後,還可以獲得一筆點數作為獎勵,這也是交易項目的一環。企業甚至還可以虛實結合,員工在系統獲得的獎項,在年度大會時,可以化為實體獎盃,透過高層頒獎給獲獎的員工,讓員工有利又有名!

第四讓創造出來的微課應用極大化,要設計各種虛實手法把知識推出去,讓需要的人能隨手取得,立即體驗與改變,唯有如此整個知識服務體系才能活絡起來。如結合QR Code手冊的應用,請參考 [ QR Code在教育訓練的應用 ]

第五,將相關領域的員工群聚起來,成立專業實務社群,利用交易機制,促使員工積極參與,透過群體智慧來協助減少員工在執行任務時遇到的阻礙,並且增加主題性專業知識的累積,也可以加速企業智慧的競爭力。專業社群可以結合相關的學習課程,讓學習者可以直接與社群互動,增加學習的成效;也可以成為企業各系統的FAQ中心,如員工在操作ERP,遇到困惑,就可以到對應的專業社群求救。

微課如何製作

1. 手機錄製: 手機是最好的影片式微課製作工具,手機錄影的品質已高達1080P以上,經由眾多的影片編輯APP如iMovie等,可以很快速的進行簡要的內容編輯與壓縮影片。編輯後的影片就可以利用APP快速上載到系統,上載後的影片就可以分享給微課庫,社群或是好友,並且經過審核後也可以成為企業的標準微課,成為數位學習教材。

2. PDF文件: 無論是以word文件或是Powerpoint撰寫的內容,皆可以轉存成PDF檔案,再將PDF直接上傳至微課庫即可。

3. HTML5: 已經退流行的Flash是之前企業製作互動式內容的主要方式,Flash 的最大問題是
吃資源,使用手機觀看,手機很快就會發熱沒電,Apple 的Steve Job是最反對繼續使用Flash的人,但現在已經沒有手機願意再支援了。取而代之的是HTML5,它是W3國際標準,類似HTML語言,好寫好管省資源。 HTML5微課在大陸已經非常普及,但在台灣則尚在推廣中,一宇數位與勝典代理的 HTML5製作雲 是第一個廠商針對HTML5在台灣落地的服務。

企業實作範例

郵政為了e化內部專家的知識,特別建置專家實務社群,並透過一連串的推廣活動活絡專家及同仁參加的意願。第一個活動是遴選與推薦專家,凡推薦成功就有機會參加抽獎,第二個活動是相同領域的專家組合一起打造專屬的社群。第三個活動是為期一個月的造勢活動,並選出最熱門最專業的社群及專家,並於年末由高階主管親自頒獎。

某科技公司使用社群的問與答、微課與文章功能,讓其成為企業內部系統如HR,ERP等的使用者FAQ中心,使用系統時遇到問題,可以直接連到社群進行解答快搜、問與答!

某銀行了解知識分享是提升企業競爭力的關鍵,但受限於政府法規及複雜的權力體系,知識還是由上而下的單行道。近幾年由下而上的知識分享有機體系已漸成為主流,分享不再是德高望重的責任,銀行的每一分子都有其專長,透過一宇數位的知識分享與交易平台,讓每個人都有機會用非常簡單的方式貢獻其專長,同時也能獲得對等回饋的獎勵如積分點數或是獎章。在正向鼓勵下,透過手機為介面,無論錄製內容、上載分享與閱讀內容都方便至極,因此企業知識增長累積呈現十倍速的成長!

小結

本文嘗試以微課為核心來建立企業知識分享與交易機制,與企業現行的數位學習及知識管理可以相輔相成。企業可以視 分享與交易機制為員工創造知識的最前端,員工創造的微課然後能被數位學習系統使用或存入知識管理系統;也可以視分享與交易機制為員工非正式學習的一環;分享與交易機制為知識虛實整合應用的接口!

如果您想深入了解企業知識分享與交易機制,您可以聯絡一宇數位科技或連結innomobile solution 網頁