2018年3月26日 星期一

企業導入Just-in-time Learning 實務



學習發生在甚麼情況下最有效果? 是在工作中遇到棘手的問題,找到解決方法時? 是在客戶詢問產品知識,努力提供答案時? 是在操作機械或工具不清楚操作程序時? 是在新人努力想盡快進入狀況時?是在撰寫計畫或研究過程中需要參考資料對照時? 是在面授課程結束後,回到工作中要應用課程知識時? 是在操作系統過程中,需要參照操作教學時? 是在員工發生錯誤後改正時? 是在業務人員要到客戶端進行簡報,臨時抱佛腳時? 當遇到上述的各種情境時,員工如能適時地得到幫助,滿足員工迫切的需求時,員工學到的經驗將更是記憶深刻!

以微課為核心

隨著科技的進展,智慧手機及通訊技術如4G的普及,企業逐漸接受並採用 Juts-in-time的學習觀念,協助員工在需要時適時提供有效的知識,藉以提升員工的效能,Just-in-time 學習的核心是“微課”。

甚麼是微課? 美國學者Stephen Meyer在2015 年的ATD 大會上提出了他對微課的定義“Bite-size content and Single Concept Learning” ,共有三個層面涵義:
  • Bite-size,即一口即食。Stephen Meyer 借用吃東西的概念,認為微課在體量上應該是一口的分量――學習時間不要太長,但能讓學習者學到想學習的內容。
  • Single Concept Learning, 即單一概念的學習。傳統意義上的學習是一個線性的程序,規定學習者一定要按照ABCDE 的邏輯順序把內容學完;然而到了微學習的領域,我們必須打破這樣的觀念。我們要相信有些人需要ABCDE 的順序進行學習,但是有些人也可能只要學習CDE 就有辦法把該學的內容學會,自己就能融會貫通。因此我們不要再糾結所謂的內容結構和邏輯順序,大量的知識堆砌不一定就是好內容。在微學習的場域中,每一次學習只針對一個單一的概念,把焦點更加聚焦於工作的核心、痛點和難點。對此,Stephen Meyer 進一步提出了微學習內容設計公式,即1 concept+1 behavior=1 outcome。可簡單解釋為,在極短的時間內告訴學員一個切中工作痛點、難點的知識點, 以支持他們更好完成工作,同時要引導學員改變相應的行為並不斷加強這個行為,如此才能最終取得一個學習的成效。
  • 人類的專注力變短,兩個國外的研究顯示人的專注力越來越短,根據微軟的研究報告顯示現代人的專注力以比不上一隻金魚。最近ATD的研究更建議微課以不超過10分鐘為主。
傳統的數位教材採用SCORM標準,學習者依章節順序來閱讀,並記錄每個SCO的學習紀錄。SCO(Shareable Content Object)其實就是微課的精神展現,因此SCORM數位教材可以視為多份微課的組合。但之前企業導入數位學習時,常常只是打包教材並沒有注重SCO設計,那就有必要利用微課的概念來重新設計了!  同時,許多企業已經建構完整的知識管理體系,可以依知識內容的適用性與使用權限來萃取適合的內容,以PDF或影片格式轉移成微課。微課和教材的關聯如下圖所示,透過良好的數位教材內容規劃,可以讓企業兼顧數位學習需要及Just-in-time 學習的即時需求。



鼓勵隨手做微課

手機是最好的影片式微課製作工具,經由影片編輯APP進行簡要的內容編輯與壓縮影片,並利用APP快速上載到系統。影片可以分享到微課庫,社群或是好友,經過審核後成企業的標準微課,組合後也能成為數位學習教材。

如何誘導員工願意主動創造與分享隱性知識哪? 近年國際趨勢提倡知識交易的觀念,透過交易的觀念,鼓勵員工主動將工作中去蕪存菁的隱性智慧轉換成以微課為主的數位知識,貢獻智慧獲得獎勵。獎勵可以點數或是獎章,讓員工有利可圖是創造持續主動分享的最大誘因! (參考:以微課為核心的企業知識分享與交易機制實務)

以手機為主要使用介面

Just-in-time Learning,顧名思義就是及時隨時需要時就能學習。要滿足隨時隨地隨身使用的特性,唯有您口袋或手中的智慧手機。尤其是新世代年輕人進入職場,研究顯示18-24歲的年輕人,77%手機不離身。 

手機做為最主要載具,透過APP簡單快速取得需要的微課內容,所以在設計微課時就必須以手機閱讀為優先。 幸運的是無論主流的影片,PDF或是HTML5格式皆能跨越載具的限制,但因手機螢幕尺寸比一般電腦畫面小很多,建議字體要放大,畫面需簡單化。

結合社交工具

Just-in-time Learning並不侷限於微課的學習,在知識快速更新下,企業往往無法在最短時間內更新或增加微課,這時員工無法適時的得到需要的知識,將會影響員工的工作表現。解決方式是透過社群問與答的功能,或利用社交軟體分享功能如Line,Wechat的群組,讓員工串聯成知識圈,讓員工協助員工來及時解答問題。

善用QR Code

QR CODE 的商業應用已經非常普及,應用到教育訓練也有一段時間,QR Code是Just-in-time Learning 虛實整合的最佳媒介,如將QR Code整合到手冊上,使用者翻開手冊關注重點,當需要完整的資訊就直接手機掃描,便能連結到虛擬的網路,獲取對應的相關的資訊。手冊的應用很多樣,如製作公司形象與新人手冊給報到新人使用;SOP手冊給技術人員使用;產品說明手冊給業務使用;面授教材手冊給上課學員複習等等。

也可以在機器貼上QR Code,掃描便能顯示機器的操作教學,或是貼在化學藥品上,讓員工能透過簡短的影片說明藥性或危險提示。也可以在公司電梯間張貼海報推廣課程,員工只要拿起手機,使用APP的掃描便能立即報名成功,立即學習。同理可以是一場考試,或是進行問卷調查,或是一段公司推廣影片,光是一張海報加上QR就變得不一樣了!  更多如何善用QR Code的方式 ,可以參考文章:QR Code在教育訓練的應用

小結

依據McCall的70-20-10學習模型理論,70%的學習來自與工作相關的經驗,20%則是透過資深人員的教導(mentoring),或是透過社群朋友交流取得。歸納這兩部分,一般是被認為是非正式學習,所以只有 10%是經由正式的學習而來。

Just-in-time Learning 針對的就是90%的非正式學習,透過系統化與行動化的協助,能讓員工的非正式學習成效倍增,也更能有效數位化企業的核心知識。

國內已有許多企業導入學習管理系統(LMS),一宇數位做過調查,發現大部分企業導入LMS主要的目的是10%的正式學習(包含面授開課與數位學習開課)。企業可以有計畫的導入Just-in-time學習實務,提供完全學習的優質環境,相信對提升員工的工作績效與成長都能達到雙贏。

如果您對Just-in-time Learning 的主題有興趣,歡迎聯絡一宇數位。一宇數位的Innomobile Solution 是Just-in-time Learning的最佳利器。

作者: 曾森彥/ 一宇數位科技


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